Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung und des zunehmenden technologischen Fortschritts sind die Möglichkeiten, von überall aus zu arbeiten, enorm gestiegen. Klassische Konferenzen mit Präsenzpflicht wurden deshalb überwiegend durch Online-Meetings abgelöst. Jedoch gibt es auch bei der virtuellen Form der Teambesprechung einige Kriterien, die Führungskräfte beachten sollten, damit diese sinnvoll und produktiv gestaltet werden können. In unserem aktuellen Blogbeitrag sagen wir Ihnen, welche Faktoren für ein effektives Online-Meeting eingehalten werden sollten und welche Impulse Sie zur Mitarbeitermotivation einsetzen können.
4 Faktoren zur effizienten Gestaltung von Online Meetings
Ob Employer Branding Agentur oder IT-Unternehmen: Um ein Online Meeting genauso produktiv und effizient zu gestalten wie eine klassische Teambesprechung, sollten die folgenden vier Faktoren in jedem Firmenmeeting beachten werden:
- Fokussierung:
Konzentration auf die wichtigen Einzelheiten und Reduzierung auf Kernaussagen sind die Gebote in einem Online Meeting. Legen Sie dafür am besten einen zeitlichen Rahmen fest. Um die volle Aufmerksamkeit aller Teilnehmer zu haben, sollten für ein Online-Meeting nicht mehr als 90 Minuten angesetzt werden. - Orientierung:
In jedem Online Meeting sollte ein roter Faden den Weg vorgeben. Denn: Nur mit einer klaren Orientierung kann ein Online-Meeting strukturiert geplant und durchgeführt werden. Zudem können die Teilnehmer den Ausführungen besser folgen, da sie die Agenda besser nachvollziehen können und wissen, welche Themen sie erwarten. - Involvierung:
Sämtliche Teilnehmer sollten die Möglichkeit erhalten, sich konstruktiv einzubringen, indem sie eigene Ideen und Vorschläge zur Diskussion stellen. Kalkulieren Sie diese Diskussionen in Ihren Zeitplan ein und agieren Sie als Moderator, um die einzelnen konstruktiven Vorschläge aufzunehmen. - Verpflichtung: Beschlüsse, die auf einem Online Meeting gefasst werden, müssen von den Teilnehmern nachvollziehbar umgesetzt werden. Jeder sollte sich dabei der individuellen Verantwortung für die zugewiesenen Aufgaben bewusst sein. Dies kann durch eine klare Rollenbesetzung, die auch schriftlich fixiert werden sollte (z. B. durch ein Protokoll), umgesetzt werden.
Insgesamt bilden diese Kriterien die Basis für ein ergebnisorientiertes Meeting, das Innovation und Motivation für alle Beteiligten ist.
Nudges für Online Meetings als Schlüssel zum Erfolg
„Nudge“ ist ein englischer Begriff, der so viel wie Anstoß oder Impuls bedeutet. Gemeint ist ein kleiner Anstoß von außen, den Menschen erhalten, um bei ihnen ein gewünschtes Verhalten hervorzurufen, bestimmte Entscheidungen zu fördern oder ein unerwünschtes Verhalten zu vermeiden.
Ein Beispiel für sogenanntes Nudging ist die Platzierung von Snacks in einer Kantine. Direkt am Ausgang steht ein Korb mit Früchten, während ein Automat mit Süßigkeiten und Salzgebäck am anderen Ende des Raumes aufgestellt wurde. Wer es nach dem Essen eilig hat, wird sich den Weg quer durch den Raum sparen und stattdessen lieber Obst als Pausensnack an den Arbeitsplatz mitnehmen.
Das Beispiel zeigt: Nudging ist ein Impuls von außen, der eine Verhaltensänderung bewirken kann. Dabei bleibt die Handlung des Menschen immer selbstbestimmt. Ein Zwang entsteht nicht. Bestimmte Impulse können auch für die Durchführung eines Online Meetings genutzt werden. Im Ergebnis kann die Produktivität deutlich ansteigen.
Nachfolgend finden Sie ein paar Nudging-Vorschläge, die Sie bei der Durchführung eines Online Meeting einsetzen können:
- „Kaltstart“ in das Meeting vermeiden
Vermeiden Sie einen „Kaltstart“ in das Meeting und planen Sie zu Beginn eine kurze Aufwärmrunde von 5 bis 10 Minuten ein. Die Teilnehmer können die Zeit für einen kleinen Informationsaustausch nutzen und es melden sich weniger Personen zu spät an. Das Online Meeting sollte anschließend nicht länger als 60 bis max. 90 Minuten dauern. - Nachvollziehbare Agenda erstellen
Mit einem roten Faden, der in Form einer Agenda präsentiert wird, steht oder fällt der Erfolg eines Online Meetings. Der Ablaufplan solle transparent, nachvollziehbar und leicht verständlich sein. Grundsätzlich hat sich folgender 4-Punkte-Plan bewährt:- Ziel des Meetings
– Analyse der aktuellen Situation
– Handlungsoptionen
– Benennung der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten - Teilnehmer involvieren
Eine Beteiligung aller Teilnehmer am Dialog ist eine Grundvoraussetzung für ein produktives Online Meeting und nicht zuletzt auch ein wichtiger Bestandteil der Mitarbeitermotivation. Um dieses Ziel zu erreichen, leistet ein 3-Schritte-Ablaufplan nützliche Dienste: Im ersten Schritt notiert jeder Teilnehmer Ideen und Vorschläge (Dauer 5 min.). In Schritt 2 werden die Ideen paarweise ausgetauscht (Dauer 10 min.). Im letzten Schritt stellen die Paare ihre Ideen der Gruppe vor und es folgt die Erörterung (Dauer 15 bis 30 Minuten). - Teilnehmer zur Mitwirkung verpflichten
Wichtig ist, dass sich alle Meeting-Teilnehmer verpflichten, produktiv an der Veranstaltung mitzuwirken. Dieses Ziel erreichen Sie beispielsweise mit dem Versenden eines Fragebogens vor Beginn des Meetings. Dort könnten folgende Fragen formuliert sein:- Konnte ich einen Beitrag zum heutigen Online Meeting leisten?
– Wie sinnvoll war die Teilnahme für mich?
– Welche Aufgaben liegen in meinem Verantwortungsbereich?
Fazit: Der Einsatz von Online-Meeting ist in zahlreichen Unternehmen zur Regel geworden. Die Umsetzung erfordert jedoch eine strukturierte Vorgehensweise, um möglichst effizient und produktiv zu agieren. Mit der Umsetzung der hier beschriebenen Erfolgsfaktoren sowie dem Einsatz sinnvoller Nudges geben Sie Ihrem Online Meeting einen Mehrwert, von dem alle Teilnehmer profitieren.
Sie haben Fragen zur Durchführung von effizienten Online-Meeting oder benötigen effektive Strategien zur Mitarbeitermotivation und Personalbeschaffung? Unsere Employer Branding Experten beraten Sie gern persönlich und freuen sich auf Ihre Anfrage.
